Державний архів Івано-Франківської області реалізує державну політику у галузі архівної справи та діловодства, здійснює управління архівною справою і діловодством на території області, координує діяльність державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами або юридичними особами приватного права (приватні архіви) у питаннях архівної справи і діловодства. Проводить науково-методичну роботу в галузі архівознавства, документознавства та археографії, впроваджує досягнення науки, техніки, передового досвіду в практику діяльності архівних установ. Також здійснює контроль за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечує додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
Відповідно до покладених функцій Державний архів області забезпечує постійне зберігання, охорону, реставрацію, консервацію документів Національного архівного фонду з різними матеріальними носіями інформації, які передані до Державного архіву області державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють або діяли на території області.
Іншою, не менш важливою функцією є надання користувачам архівних документів та інформації про документи, відомості з яких можуть бути ними використані за потребою, а також видачу архівних довідок, копій документів.
Третьою важливою функцією є надання платних послуг юридичним і фізичним особам. Відповідно до наказу директора Державного архіву Івано-Франківської області від 08.11.2016 № 78 «Про затвердження цін на роботи (послуги) із забезпечення збереженості, науково-технічного опрацювання документів на підприємствах, в установах, організаціях та у сфері використання архівних документів, що виконуються Державним архівом Івано-Франківської області на договірних засадах» зі змінами. https://if.archives.gov.ua/normatyvna-baza/
Основні пріоритети Державного архіву Івано-Франківської області базуються на основних засадах Державної архівної служби України, а саме:
відкритий доступ до інформації та задоволення інформаційних потреб людей є одним із вирішальних факторів в оцінюванні ними якості свого життя. Створення нових та модернізація наявних архівних послуг відповідно до міжнародних та національних стандартів якості відповідатиме очікуванням сьогоднішнього користувача, сприятиме підтримці позитивного іміджу архівів;
забезпечення гарантованого збереження документів Національного архівного фонду вимагає створення та підтримання оптимальних режимів зберігання, а також контролю за наявністю, станом та рухом документів в умовах зростання попиту на інформацію архівних документів;
забезпечення якісного та комплексного формування Національного архівного фонду, у т. ч. електронними інформаційними ресурсами, обумовлене необхідністю подолання протиріч між стрімкими темпами зростання документопотоків та недостатнім їх відображенням у типово-видовій та тематичній структурі Національного архівного фонду тому Державний архів області проводить оцифрування документів, та розміщує їх на офіційному вебсайті. http://if.archives.gov.ua/
Проводиться постійний аналіз щодо вдосконалення роботи офіційного вебсайту, оскільки він створений для того, щоб полегшити роботу у пошуку запитуваної інформації.
Для зручності громадян є можливість надавати послуги в електронній формі, тобто на оновленому вебсайті Державного архіву Івано-Франківської області в достатній кількості є інформація щодо послуг які надає архів, також на вебсайті в рубриці «Громадянам» є підрубрика «Взірці заяв» де розміщені всі заяви-зразки для коректного заповнення з можливістю надіслати будь яке звернення електронною поштою, що дає можливість громадянам раціонально використовувати свій час. Окрім того на офіційному вебсайті є рубрика «Е-Архів», де розміщений Путівник, Анотований реєстр описів, каталог метричних книг та оцифровані описи. На головній сторінці в рубриці «Фонди» є підрубрика «Науково-довідковий апарат», розміщений перелік фондів до документів періоду до 1939 року.
Важливим елементом у роботі з офіційним вебсайтом архіву є можливість роботи людей з обмеженими фізичними можливостями, оскільки вебсайт адаптований під таких людей. Для постійного оновлення і покращення роботи вебсайту в рубриці «Громадянам» в підрубриці «Інформуємо громадськість» розміщений запитальник, де користувачі можуть подати пропозиції, щодо якості роботи в цілому. Також для зручності користувачів в Державному архіві Івано-Франківської області постійно оновлюється офіційна сторінка у соціальній мережі Facebook https://www.facebook.com/Державний-архів-Івано-Франківської-області-104445761509248/
Державний архів Івано-Франківської області активно працює в напрямку створення сервісу у наданні послуг в електронному вигляді, що перекликається з державною політикою діджиталізації, тобто створення держави в смартфоні, що суттєво покращить і вдосконалить наш сервіс та життя без паперових носіїв в цілому.
Обсяг документів Національного архівного фонду, що знаходяться на зберіганні в архіві з кожним роком збільшується. Так на сьогоднішній день в архівосховищах зберігається 3694 фонди що становить 856391 одиницю зберігання. Окрім надходжень від юридичних осіб відбувається передача документів на зберігання і від фізичних осіб. Одним із яскравих прикладів є те що у березні 2021 року на аукціоні Violity (інтернет – аукціон з оголошеннями про продаж предметів старовини, антикваріату і колекційних екземплярів) Голова Державної архівної служби України Анатолій Володимирович Хромов за власні кошти викупив фрагмент Метричної книги в частині про шлюб містечка Кути за 1750-1779 роки на 2-х аркушах.
Згідно заяви від 05 квітня 2021 року даний фрагмент Метричної книги подаровано і передано на зберігання до Державного архіву Івано-Франківської області. Документ став державною власністю України і складовою частиною Національного архівного фонду. Наукова цінність та історична значимість документа визначена його унікальністю.
В умовах підвищеного інтересу до вивчення генеалогії фрагмент Метричної книги дасть можливість широко використовувати інформацію для довідкової роботи, а історикам та дослідникам по новому оцінити важливість документів.
У процесі діяльності будь-якого підприємства накопичується значна кількість документів. Левову частку серед них становлять документи щодо особового складу (накази, трудові договори, особові справи працівників, зарплатні відомості тощо). Ці документи, як правило, мають тривалий строк зберігання (до 75 років) і особливо важливі для працівників при призначенні пенсії та різних видів допомоги. Тому їх збереженню повинна приділятися підвищена увага, на цьому і акцентує увагу Державна архівна служба України та вимоги часу.
До системи архівних установ області входять Державний архів Івано-Франківської області, шість архівних відділів райдержадміністрацій, шість архівних відділів міських рад міст обласного значення, та дванадцять трудових архівів, які надійно виконують основні функції формування, зберігання, обліку і використання архівних документів. Злагоджена, безперебійна робота архівістів сприяє соціально-правовому захисту громадян, адже в архівних установах області зберігаються документи, що підтверджують їх соціальний та майновий статус. Оскільки однією із цілей реформи децентралізації є максимальне наближення послуг для громадян, то для виконання норм закону органи місцевого самоврядування створюють трудові архіви у своїх громадах. Відповідно до ст. 38 підп. 10 п. «а» Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» до відання виконавчих органів сільських, селищних, міських рад належить централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду.
На виконання вимог ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» архівна установа сільської, селищної, міської ради здійснює централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду.
На сьогоднішній день в Івано-Франківській області створені трудові архіви: Косівської, Снятинської, Коломийської, Городенківської міських рад, Печеніжинської, Єзупільської, сектор з архівної роботи Вигодської селищних рад, Матеївецької, Нижньовербізької, П’ядицької, Коршівської ,Загвіздянської сільських рад,
Отже архіви це унікальні хранителі «пам’яті людства» де зосереджені документальні пам’ятки історії, науки і культури. На теперішній час триває процес розвитку архівної справи в Україні. Розбудова держави неможлива без відродження і розвитку культури документаційного забезпечення управління.
Хочеться вірити, що архівна справа в Україні, буде займати провідне місце, адже ми повинні зберегти для нащадків відомості, як минулого, так періоду нашого життя.