Відділ забезпечення збереженості документів, обліку та довідкового апарату

Основою роботи архівних установ є зберігання документів. Без виконання даної функції неможливими є вдале їх використання та й загалом збереження всієї культурної спадщини для майбутніх поколінь.

Державний архів Івано-Франківської області (ДАІФО) зберігає документи з історії західноукраїнських земель у складі Речі Посполитої (1752-1772), Австрійської (з 1867 року - Австро-Угорської) імперії (1772-1918) та Польщі (ІІ Речі Посполитої, 1919-1939), а також Станіславської (Івано-Франківської) області після об'єднання Західної України з УРСР (1939-1991) і в складі незалежної України (1991- і до нинішнього часу).

Всі документи архіву поділено на дві групи: фонди періоду до 1939 року і після 1939 року. Крім документів на паперовій основі зберігаються також фоно- та фотодокументи.

Слід зауважити, що важливість збереження документів усвідомлювали ще за часів Київської Русі, сховища документів існували також в Галицько-Волинській державі, Великому Князівстві Литовському, в часи козацької доби. В ХІХ столітті були зроблені перші спроби впорядкування архівів та наукового їх осмислення. На початку ХХ століття в суспільстві з'явилося усвідомлення нового призначення архівів не лише як сховищ документів,а й як скарбниці безцінної інформації про минуле.

Центральні архівні установи  в часи Австрії (Австро-Угорщини) та Польщі існували в Галичині лише у Львові. На території Станіславського воєводства документи зберігались в місцях їх створення: в організаціях, підприємствах тощо. Архівне будівництво в Станіславській (а з 1962 року – Івано-Франківській) області розпочалося з початком роботи у листопаді 1939 р. Архівного відділу УНКВС у Станіславській області та створення архіву у грудні 1939 року.

Робота відділу здійснюється на основі Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та регіональної цільової Програми « Розвиток архівної справи в Івано-Франківській області на 2022-2026 роки» затвердженої рішенням Івано-Франківської обласної ради восьмого демократичного скликання (десята сесія) від 12.11.2021 № 283-10/2021.

Відділ відповідно покладених завдань здійснює:
1. Адміністративну роботу:
- розробляє проекти розділів планів розвитку архівної справи з питань зберігання, обліку та фізичної схоронності документів Національного архівного фонду, складання звіту про виконання цих планів;
- готує матеріали з профільних питань для розгляду на засіданнях колегії, ЕПК та Науково-методичної ради .

2. Приймання та облік документів:
- здійснює в установленому порядку приймання документів НАФ від джерел
комплектування архіву та архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад;
- веде державний облік документів НАФ, в тому числі унікальних та особливо
цінних документів, їх страхового фонду та фонду користування;
- вносить зміни в усі види облікової документації у зв’язку з надходженням, вибуттям, розшуком справ, які виявлені відсутніми внаслідок перевіряння наявності справ;
- вносить пропозиції щодо вдосконалення та переробки описів справ, створенні
об’єднаних архівних фондів;
- проводить виявлення, взяття на облік і забезпечення збереженості унікальних,
особливо цінних документів, організовує роботу щодо включення унікальних документальних пам’яток до Державного реєстру національного культурного надбання, бере участь у проведенні грошової оцінки унікальних документів;
- організує облік документів НАФ, що потребують дезінфекції, дезінсекції, реставрації, відновлення згасаючих текстів;
- готує відомості про зміни у складі і обсязі фондів архіву Укрдержархіву, надсилає нові і перескладені картки фондів для Центрального фондового каталогу;
- разом з експертно-перевірною комісією Держархіву області та відділом формування НАФ та діловодства уточнює фондову приналежність документів;
- бере участь у роботі щодо створення та розвитку баз даних автоматизованих
систем обліку документів та пошуку інформації про них.

3. Забезпечення збереженості:
- організовує зберігання документів НАФ, страхового фонду та фонду користування їх раціональне розміщення у архівосховищах та забезпечує дотримання оптимальних умов, санітарно-гігієнічного режиму, дотримання вимог пожежної безпеки; контролює порядок експлуатації приміщень і обладнання у відділі та архівосховищах;
- зберігає облікові документи архіву, здійснює контроль за збереженістю, обліком та використанням облікової документації;
- дотримує встановленого порядку видавання справ з архівосховищ, оформлює
відповідно до чинного законодавства видачу документів у тимчасове користування установам, організаціям і підприємствам, контролює своєчасність їх повернення;
- визначає необхідність і черговість проведення перевірки наявності і стану справ, організує і координує цю роботу в архівосховищах; організує і здійснює розшук невиявлених справ;
- здійснює картонування, нумерацію аркушів, оформлення обкладинок справ, ярликів;
- організовує та здійснює підготовку документів до передавання їх до проведення робіт з реставрації, оправи справ та оцифрування документів.

Відповідно до затверджених планів розвитку архівної справи працівники відділу щороку проводять прийом документів на постійне зберігання. Так за 2021 рік до Держархіву області на зберігання надійшло 12153  од. зб., а за І півріччя 2022 року - 11342 од. зб.

Станом на 01 липня 2022 року в архівосховищах Державного архіву області зберігаються документи:

- на паперовій основі 3706 фондів- 873496 од.зб., з них документи особового походження 21 фонд- 3062 од.зб.

- фотодокументи - 35048 од.обл.,

- фонодокументи - 85 од.зб.,

- відеодокументи - 4 од.зб.

Щороку (переважно за рахунок коштів спеціального фонду державного бюджету ) закупляються архівні коробки, що дає змогу працівникам відділу проводити картонування документів. Так за 2017-2021 роки було закартоновано 8595 справ.

Працівники відділу згідно з планом заходів «Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2020-2024 роки» проводять перевіряння наявності та стану документів дорадянського і радянського періодів. Так у 2021 році перевірено документи 42 фондів-17539 од.зб.; у 2022 році - 76 фондів, 27806 од.зб.

На даний час відділом проводиться робота над підготовкою видання “Державний архів Івано-Франківської області: Путівник.-Т.2: Фонди періоду після 1939 року” ; а також з каталогізації документів; вдосконалення описів колишнього партархіву та фондів радянського періоду; укладання історичних довідок.

Насамкінець хотілося б зазначити, що у сучасному суспільстві вимоги до архівів невпинно зростають. Сотнями щодня видаються документи зі сховищ для виконання запитів громадян, для роботи в читальному залі. А це означає, що для забезпечення збереження документів необхідно використовувати все більше ресурсів – людських і матеріальних. Саме тому на часі є створення електронних баз даних, каталогів, проведення роботи з оцифровування документів, цифрові копії яких видавалися б, наприклад, для користування дослідникам та ін. Виконання даного комплексу завдань поряд з іншими напрямками роботи стане вагомим внеском у справу збереження історії для майбутніх поколінь.